Pengelolaan Arsip Inaktif Dalam Upaya Mendukung Layanan Informasi Pada PT Angkasa Pura I Kantor Cabang Bandar Udara Internasional I Gusti Ngurah Rai-Bali

Hidamah, Firda Nur and Sitawati, Anak Agung Raka and Muderana, I Ketut (2023) Pengelolaan Arsip Inaktif Dalam Upaya Mendukung Layanan Informasi Pada PT Angkasa Pura I Kantor Cabang Bandar Udara Internasional I Gusti Ngurah Rai-Bali. Diploma thesis, Politeknik Negeri Bali.

	Text (Cover - Bab 1, Bab 5 dan Referensi) RAMA_63411_2015713081_0012086106_0031126240_Part.pdf - Published Version Available under License Creative Commons Attribution Non-commercial Share Alike. Download (710kB)
	Text (Full Text) RAMA_63411_2015713081_Full.pdf - Accepted Version Restricted to Repository staff only Download (2MB) | Request a copy

Abstract

Lembaga atau instansi dalam melaksanakan kegiatan administrasi tidak lepas dari proses penciptaan arsip, karena pada dasarnya arsip merupakan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan. Catatan ini secara umum disebut naskah, dokumen, atau informasi terekam, yang dalam realisasinya baik berupa tuisan, gambar, maupun suara. Dokumen tersebut dapat dinamakan arsip yang merupakan salah satu faktor yang menunjang kelancaran penyelenggaraan kegiatan administrasi. Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi, kegiatan administrasi pada suatu kantor dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil dari suatu kantor adalah surat, formulir, dan laporan. Pengelolaan surat, formulir, dan laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan. Barthos (2009:2) menyimpulkan tentang kearsipan yakni sebagai berikut: “Kearsipan juga meliputi segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan, dan pemeliharaan surat-surat atau warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar; baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non pemerintahan dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan”. Informasi yang direkam dalam bentuk media apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan yang terkait dengan bisnis atau aktivitas itu sendiri maka dapat dikatakan sebuah arsip. Istilah arsip yang diserap dalam kosakata bahasa Indonesia berasal dari kata archief dari bahasa Belanda (Basuki:2017,1). Secara sederhana arsip memiliki arti record, rekaman, catatan atau berkas yang diciptakan oleh sebuah organisasi publik maupun privat (Sovia;2017,1). Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta. Manfaat arsip bagi organisasi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah dan juga dapat dijadikan alat penanggung jawaban manajemen. Arsip bukan hanya produk samping dari kegiatan administrasi, arsip telah menjadi input bagi administrasi. Tanpa arsip kegiatan administrasi tidak bisa dijalankan dengan baik. Arsip dalam organisasi mengalami pergeseran baik dalam arti, fungsi, kedudukan, maupun formatnya. Sebelum era informasi, arsip menjadi produk samping kegiatan organisasi. Kini dalam masyarakat informasi, arsip menjadi modal utama dalam organisasi. Arsip menjadi modal sekaligus alat untuk merekam masa lalu akan melahirkan dasar pijakan organisasi untuk menentukan langkah dan kebijakan. Pengelolaan arsip dapat dikatakan baik, jika arsip tersebut disimpan atau dikelola dengan sistem yang sesuai dengan pengkondisian suatu organisasi serta ditemukan dengan cepat dan tepat apabila dibutuhkan. Pemeliharaan arsip merupakan suatu kegiatan untuk melindungi, merawat, melestarikan, mengawasi, dan mengambil langkah agar arsip tetap terjamin keselamatannya dengan baik secara fisik maupun informasi yang terkandung didalamnya. Terjaminnya kondisi fisik arsip di lingkungan, penyimpanan arsip menjamin kelestarian dan keselamatan arsip baik dari kerusakan, pemusnahan, maupun kebocoran terhadap informasinya. Oleh sebab itu, ruangan dan fasilitas arsip harus dijaga kebersihannya, serta diadakan tata tertib bagi seluruh petugas yang menangani arsip supaya ruangan arsip tetap bersih dan terjaga bebas dari segala gangguan melalui pemeliharaan dan perawatan yang sesuai dengan keadaan ruangan fisik arsip itu sendiri. Kata inaktif pada arsip inaktif yang dimaksud adalah masih dipergunakan namun tidak sering dan juga bukan berarti tidak digunakan lagi. Arsip inaktif tidak dipergunakan untuk kepentingan penyelesaian pekerjaan yang sedang berlangsung di unit kerja dan hanya digunakan untuk kepentingan referensi, pengambilan keputusan, bukti hukum, dan alasan lainnya bagi kegiatan instansi. Pada kondisi tertentu, arsip perusahaan tidak bisa lagi dikelola oleh masing-masing unit kerja. Perlu ada bagian tersendiri untuk mengelola semua data penting perusahaan. Pelaksanaan manajemen arsip inaktif diperlukan agar mampu mengamankan dan menyediakan arsip yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang cepat dengan biaya seefisien mungkin. Masalah kearsipan khususnya tentang pengelolaan arsip inaktif yang sering dihadapi oleh organisasi karena kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar intansi pemerintah maupun swasta. PT Angkasa Pura I (PERSERO) Kantor Cabang Bandar Udara Internasional I Gusti Ngurah Rai-Bali yang merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) bidang perhubungan yang bergerak di bidang pelayanan jasa kebandaraan udara (airport service), yaitu memberikan pelayanan jasa penerbangan dan bidang non penerbangan. Pelayanan di bidang jasa penerbangan yaitu penempatan dan penyimpanan pesawat dalam bandar udara serta jasa layanan penumpang dalam bandar udara. Sedangkan pelayanan di bidang non penerbangan yaitu layanan makanan dan minuman, perbelanjaan, persewaan tempat iklan, penyewaan ruang, pengelolaan terminal kargo, dan parkir kendaraan. Dalam keseharian perusahaan tidak bisa terlepas dari pengelolaan surat, formulir, laporan atau dokumen lainnya yang pada akhirnya berhubungan dengan kearsipan. Pada PT. Angkasa Pura I (persero) arsip yang bersifat aktif akan disimpan pada bagian Communication and Legal Section Head dan juga ada yang disimpan pada bagian atau unit yang bersangkutan langsung dengan arsip tersebut sedangkan arsip inaktif disimpan pada Pusat Arsip. Pusat arsip merupakan suatu ruang atau fasilitas yang dirancang secara khusus untuk menyimpan dan memberikan layanan arsip inaktif bagi kepentingan manajemen perusahaan. Pusat arsip pada PT Angkasa Pura I (persero) dikelola sendiri oleh perusahaan dan berada di dalam lingkungan kantor. PT Angkasa Pura I (persero) menerapkan sistem subjek untuk menyimpan arsip yang juga didampingi daftar klasifikasi arsip yang berisi tentang pengelompokkan arsip berdasarkan masalah-masalah secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode. Arsip yang disimpan tentunya memerlukan pengelolaan yang baik. Arsip yang dikelola dengan baik akan memberikan kemudahan bagi organisasi untuk dapat menemukan arsip dengan cepat ketika informasi dibutuhkan.

Actions (login required)

View Item